Votre PME grandit plus vite que son organisation : par où commencer

L’entreprise a doublé de taille, les équipes ont suivi, mais l’organisation est restée celle d’avant. Les décisions remontent toutes au dirigeant, et le goulot d’étranglement, c’est lui.

Ce n’est pas un problème de personnes. Ce sont des fonctions qui n’existent pas encore.

Les signaux qui ne trompent pas

• Les décisions importantes se traitent le soir ou le week-end.
• Les sujets support n’avancent que si le dirigeant s’en occupe personnellement.
• Les tableaux de bord existent, mais personne ne les tient à jour.
• Les recrutements se font dans l’urgence, sans processus.
• Les mêmes sujets remontent chaque semaine.

Trois chantiers, dans cet ordre

Voir clair. Un prévisionnel de trésorerie tenu, un tableau de bord mensuel d’une page, un suivi de marge par activité. On ne structure pas ce qu’on ne mesure pas.

Clarifier qui décide quoi. Écrire, fonction par fonction, ce qui se décide au niveau opérationnel, ce qui s’arbitre en comité et ce qui remonte à la direction générale.

Industrialiser ce qui se répète. Cycle de vente, facturation, recrutement, clôture mensuelle. En commençant par le processus dont les dysfonctionnements arrivent le plus souvent sur le bureau du dirigeant.

Une organisation ne se structure pas en ajoutant des managers, mais en rendant explicites les décisions que chacun peut prendre.

Quelle fonction professionnaliser en premier

La finance dans la grande majorité des cas, avec un DAF à temps partagé, parce qu’elle conditionne toutes les autres décisions. Les ressources humaines ensuite, souvent autour de cinquante salariés, avec un DRH à temps partagé. Le système d’information en troisième, sauf si un projet structurant l’impose plus tôt.

Une PME de soixante à cent salariés couvre habituellement ses besoins avec deux fonctions à temps partagé, un à deux jours par semaine chacune.

Questions fréquentes

À partir de quelle taille faut-il structurer ?

Il n’y a pas de seuil. Le déclencheur est le moment où le dirigeant devient le point de passage obligé de toutes les décisions.

Combien de chantiers mener en parallèle ?

Un seul par équipe, sur des cycles de trois mois. Les organisations qui en lancent cinq les abandonnent tous.

Faut-il recruter ou externaliser ?

Le temps partagé permet d’installer la fonction et d’en mesurer la charge réelle avant de créer un poste permanent.

Combien de temps prend une structuration ?

De douze à vingt-quatre mois pour l’essentiel, à raison d’un chantier par trimestre.